Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство уже давно и довольно прочно вошло в повседневную деятельность предприятий всех масштабов, форм собственности и возрастов, чему во многом способствовала не столько потребность в трудовой документации, регламентирующей отношения "работодатель-наемный рабочий", сколько соответствующие законы и нормативные акты, которые провозгласили обязательное наличие в фирмах пакета документов, посвященного их трудовым ресурсам.

Ведение учета кадров, как показывает практика, – процесс довольно кропотливый и требующий повышенной внимательности, хорошего знания законодательства, наличия определенных навыков при составлении текущих и отчетных документов и бумаг. На предприятии его осуществлением может заниматься как непосредственно руководитель, так и любые, уполномоченные им, лица: секретари, бухгалтера, офис-менеджеры и непосредственно специалисты по кадрам.

Когда актуализируется кадровое делопроизводство?

В самом общем виде можно представить кадровое делопроизводство как специфическую деятельность, осуществляемую в рамках того или иного предприятия и включающую в себя планомерную, четкую, постоянную и основанную на требованиях действующего законодательства, работу с документацией, посвященной трудовым ресурсам. Такая деятельность является обязательной для всех участников бизнес-пространства нашей страны, поэтому ее наличие обязательно во всех отраслях, а особенно в медицине, в строительстве, в производствах, связанных с опасностью для жизни рабочих и т.д. Наличие кадрового делопроизводства требуется и для предприятий всех форм собственности – как для ИП, так и для ООО, ОАО, ЗАО и др.

Особыми поводами уделить максимальное внимание кадровому делопроизводству, как правило, становятся предстоящие проверки извне, необходимость создания той или иной отчетности, потребность контроля трудовых ресурсов, работающих в филиалах связанной с персоналом, сильная запущенность данного сектора, подача судебных исков сотрудниками предприятия, возникновение проблемы отсутствия той или иной документации и т.д.

Специалисты отмечают, что важными моментами, свидетельствующими в пользу обязательности проведения работ по направлению "ведение кадрового делопроизводства", служат следующие:

• повышение прозрачности трудовых процессов на предприятии,
• рост удовлетворенности сотрудников своевременным оформлением всех необходимых им документов,
• снижение количества трудовых конфликтов, связанных с документооборотом, посвященным персоналу,
• создание четкой структуры трудовой документации,
• возможность отслеживания всех перемещений кадров как в рамках одной компании, так и за ее пределы,
• постоянная подготовленность к любым проверкам.

Четкое кадровое делопроизводство в трудовой сфере дает очень много не только сотрудникам, которые хотят иметь полный пакет документов и соответствующие гарантии, но и руководству компании, которое заинтересовано в четком и планомерном ведении данных бумаг. При хорошо поставленном кадровом учете, директор фирмы в любой момент может оценить ее основные ресурсы, уровень их квалификации, компетенции и лояльности, проверить затраты на содержание тех или иных отделов, просчитать целесообразность расширения или сокращения штата и т.д.

Рабочая документация кадрового учета

Если обратиться к тому основному списку обязательных документов, которые должны присутствовать в кадровой службе любого предприятия, то он может оказаться достаточно внушительным. Особенно, если речь идет не о небольшой компании со штатом в 5-10 человек, а о специфическом предприятии с большим штатом или особыми условиями труда (например, особенности документов на сотрудников в ЧОП будут несколько отличаться от аналогичной документации в коммерческой организации или в учебных заведениях).

Обычно кадровое делопроизводство подразумевает ведение следующих функциональных групп документов:

• документации индивидуального типа (трудовые книжки, личные дела и карточки сотрудников);
• бумаг распорядительного назначения (приказы, журналы учета рабочего времени и выдачи заработных плат, иные учетные формы);
• организационно-правовых документов (правила внутреннего распорядка, заявления, должностные инструкции, графики отпусков, составление штатного расписания и т.д.);
• договорных (коллективные соглашения, трудовые договора);
• разнообразных информационных и справочных документов.

Оформление трудовой документации должно начинаться еще до момента поступления сотрудника на работу и заканчиваться после оставления им должности в связи с теми или иными обстоятельствами. От работодателя и уполномоченных им лиц, в свою очередь, требуется, чтобы кадровое делопроизводство велось постоянно и предоставляло полный комплекс информации о функционировании сотрудников, числящихся на его предприятии.

Специфика кадрового делопроизводства на аутсорсинге

Традиционно на российских предприятиях отслеживанием, ведением и анализом документооборота, связанного с трудовыми ресурсами, занимаются специализированные обособленные подразделения в составе компании (отделы кадров) или конкретные штатные сотрудники – менеджеры по подбору кадров, специалисты по персоналу и т.д. Сегодня на смену этой тенденции приходит новая, которая выражается в более продуманных формах взаимодействия между руководством и специалистами, профессионально работающими с персоналом. Речь идет о делегировании решения кадровых вопросов, возникающих в процессе деятельности того или иного предприятия, на аутсорсинг, то есть на решение их третьими лицами – экспертами в данных вопросах, работающими в специализированных консалтинговых фирмах и агентствах.

Ярким примером такого рода организаций в Челябинске выступает наша компания, предоставляющая полный комплекс услуг по ведению кадровой документации. В рамках деятельности по аутсорсингу кадрового делопроизводства мы предлагаем заключение договоров на обслуживание, согласно которым обязуемся на постоянной основе осуществлять ведение кадрового учета на конкретном предприятии в четком согласовании ключевых действий с руководством организации. К тому же у нас можно заказать реализацию и отдельного мероприятия, относимого к трудовой сфере, будь то аудит, восстановление, организация кадрового учета или работа с конкретной группой документов.

Кадровый аутсорсинг по результатам деятельности всегда оказывается более экономичным с финансовой точки зрения и более эффективным с позиции рабочих показателей, чем любые другие способы сотрудничества с кадровиками.

• Во-первых, он не требует создания рабочего места и всех необходимых условий труда для приходящего извне сотрудника.
• Во-вторых, компании, принимающие на себя заботу о персонале, всегда несут полную ответственность за итоги своего труда.
• В-третьих, аутсорсинг открывает неограниченные возможности по оперативному и эффективному приведению кадрового делопроизводства в должный вид, иногда даже в рекордно короткие сроки.

К основным мероприятиям, которые проводятся в рамках этого вида деятельности можно отнести:

• планомерное ведение учета кадров (организация приема на работу сотрудников, их увольнения, перемещения, перевода на другую должность и т.д.);
• мониторинг кадровой деятельности компании с выявлением слабых мест в ее трудовой политике;
• создание кадрового делопроизводства "с нуля" в ситуации его полного отсутствия;
• восстановление кадрового учета, актуальное в случаях сильной запущенности дел в этой сфере.

Также могут приниматься в работу задачи по приведению в порядок отдельных сфер документооборота. Например, связанные с оформлением трудовых договоров, медицинских страховок, документации, регламентирующей трудовое взаимодействие на предприятии, пенсионных страховых свидетельств и т.д.

Опытные сотрудники нашей организации всегда готовы предоставить, как консультационную, так и практическую помощь в реализации трудовой политики компании и реализации кадрового делопроизводства, разъяснив основные моменты трудового законодательства и предоставив образцы заполнения ключевых документов, относящихся к этой сфере. Мы можем гарантировать доступные цены на все свои услуги, высокие результаты работы, полную конфиденциальность обрабатываемой информации. Нам можно доверить работу с любой кадровой документацией!